Бизнес-встречи: что ложится на плечи организатора

Бизнес встречи в Нижнем Новгороде, гостиница волна

Организация деловых переговоров – задача непростая и весьма ответственная. Чтобы добиться поставленных целей (провести успешную презентацию, заключить сделку и т.п.), необвпечатлениеходимо произвести положительное  на участников мероприятия. Существуют определенные требования, предъявляемые к конференц-залу. При выборе помещения необходимо учитывать:

  • Географическое расположение
  • Количество мест (вместительность)
  • Наличие необходимого оборудования
  • Сопутствующий сервис

Организатор должен ориентироваться на количество приглашенных участников. Если конференц-зал будет слишком просторным, то у присутствующих возникнет ощущение дискомфорта и пустоты. Слишком тесное помещение также создаст определенные проблемы. Нехватка свободных стульев может сорвать запланированное мероприятие.

Немаловажное значение имеет расположение здания, в котором будут проходить переговоры, тренинг или презентация. Если на мероприятии будут присутствовать солидные люди, то желательно выбирать переговорный зал, расположенный в центре города. Если большое количество слушателей приезжает из других городов либо стран, то оптимальным выбором станет конференц-зал при гостинице.

Сопутствующий сервис свидетельствует об определенном статусе проходящего мероприятия. Лектору может потребоваться помощник для демонстрации тех или иных материалов. Если тренинг или переговоры продолжаются в течение нескольких часов, то необходимо устроить кофе-брейк для приглашенных гостей. Слушатели не должны приносить с собой бутерброды или кофе в термосе.

Презентационное оборудование

К оборудованию для современных конференц-залов предъявляются весьма жесткие требования. Техника должна обеспечивать видеоконференц-связь, а также визуализацию данных. Организаторам мероприятия могут потребоваться и более экзотические возможности – синхронный перевод, документирование, коммутация, озвучивание, обработка электронных архивов. Переговорная комната, оснащенная «по последнему слову техники», должна располагать следующими средствами:

  • Системы электронного голосования
  • Синхронный перевод на разные языки
  • Мультимедийная аппаратура
  • Проекционные экраны
  • Контроль и архивация данных
  • Бесперебойное питание

Проектирование переговорной комнаты осуществляется с учетом особенностей помещения. Для успешного выполнения задач необходимо обеспечить превосходную видимость и слышимость каждому участнику мероприятия. Изображение на проекционном экране должно быть читаемым, а презентационное оборудование – простым и удобным в эксплуатации.

Предложение от гостиницы «Волна»

Наш отель поможет Вам организовать презентацию, тренинг, деловую встречу или иное корпоративное мероприятие на самом высшем уровне. Мы готовы предоставить в распоряжение своих клиентов несколько переговорных комнат и конференц-залов:

  • Катюша – до 10 человек, площадь 21,8 м2
  • NEXT – до 25 человек, площадь 21,5 м2
  • Атаман – до 60 участников, площадь 77,5 м2
  • Победа – до 80 гостей, площадь 151,7 м2
  • Бурлак – до 120 человек, площадь 176,5 м2

Также мы можем предложить в аренду все необходимое оборудование: шнуровые микрофоны и радио микрофоны, оверхед-проектор, экран, акустическую аппаратуру.

Гостиница «Волна» предоставит в распоряжение иногородних и иностранных участников конференции комфортабельные номера, различные по метражу и по ценовой категории. Обслуживанием постояльцев занимается квалифицированный персонал, владеющий иностранными языками. Гостям предоставляется широкий спектр сервисных услуг.